1、文件材料整理歸檔的具體操作方法：（一）收集 收集工作即是將本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。
2、要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確（1）明確歸檔范圍 凡是反映本單位各種職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
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3、各單位應(yīng)依據(jù)《新規(guī)定》，結(jié)合本單位職能及其內(nèi)設(shè)職能部門工作實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍。
4、（2）歸檔時(shí)間確保按時(shí)完成一般運(yùn)用三種形式結(jié)合收集： A、隨辦隨歸； B、定期收集； C、年終集中收集。
5、（3）歸檔要求 A、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確。
6、制成材料要耐久規(guī)范。
7、字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。
8、 B、收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集。
9、 C、文電合一。
10、 D、底稿隨印件一起收集。
11、若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。
12、若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔。
13、 E、有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔。
14、 F、附件隨正件收集歸檔。
15、 G、關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
16、（二）確定“件” 歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。
17、確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。
18、 “件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。
19、一般以每份文件為一件。
20、具體情況作如下規(guī)定： 文件正本與定稿為一件； 2、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔,且與正文合為一件； 3、正文與附件為一件。
21、附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。
22、 4、原件與復(fù)制件為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、會(huì)議記錄一本為一件；如黨委會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄等； 7、成套的會(huì)議材料分別為件； 8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件； 9、正文與文件處理單（辦文單）為一件； 10、來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）分別為件； 1報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、成冊(cè)的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件； 12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時(shí)間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。
23、如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等； 13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件； （三）件的裝訂 件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。
24、 在裝訂前，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。
25、文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。
26、件的修整： （1）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱； （2）對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； （3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會(huì)損壞原貌，不須拆釘重裝。
27、 （4）對(duì)于過大的文件進(jìn)行折疊時(shí)應(yīng)注意盡量減少折疊次數(shù)。
28、 （5）小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯。
29、 （6）空白紙張抽除。
30、2、裝訂： 我區(qū)一般采用不銹鋼釘在文件的左側(cè)裝訂。
31、較厚的仍用三孔一線進(jìn)行裝訂。
32、文件整理時(shí)必須左側(cè)和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘?shù)眠^多。
33、（不銹鋼釘應(yīng)采用檔案行政管理部門監(jiān)制的。
34、）3、件內(nèi)的排序： （1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，復(fù)制件在后； （4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； （5）計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅? （6）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在最前面。
35、（四）件的分類 分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。
36、是將歸檔文件按來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。
37、 我區(qū)統(tǒng)一采用“年度—保管期限”的分類方法。
38、按年度歸檔： （1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。
39、如計(jì)劃、總結(jié)和獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。
40、 （2）跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。
41、如處理案件、同一問題的來文和復(fù)文等； （3）跨年度的會(huì)議或活動(dòng)材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔 （4）幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。
42、如會(huì)議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
43、2、按保管期限歸檔： 文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。
44、 凡區(qū)委、區(qū)政府及區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)各部門普發(fā)的，且不屬于收文單位主要職能范圍，但也需貫徹執(zhí)行的文件材料一律作10年保管。
45、（五）“件”的排列 排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。
46、即在同一保管期限內(nèi)按事由結(jié)合時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。
47、 事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。
48、一般一份文件就是一個(gè)事由。
49、 “年度—保管期限”分類方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列就是在同一保管期限內(nèi)一般按具體事由結(jié)合文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。
50、 具體情況處理： 來文與復(fù)文雖作為兩件，但排列時(shí)應(yīng)排在一起，復(fù)文在前、來文在后； 2、歸檔結(jié)束后交來的零散文件材料，可排在同一保管期限歸檔文件的后面，而不必插入其中；但這種情況應(yīng)在備考表中加以說明，在實(shí)際整理中應(yīng)盡量避免。
51、 3、一次會(huì)議或一次活動(dòng)的材料應(yīng)集中在一起歸檔； 這種分類方法也可做到文件隨辦隨歸，但若文件數(shù)量較多不易手工檢索。
52、 鑒于大部分單位歸檔文件為年終集中收集模式，所以文件排列可實(shí)行在同一保管期限內(nèi)按大類結(jié)合時(shí)間集中排列的方法。
53、這樣可以做到兼顧手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索。
本文分享完畢，希望對(duì)大家有所幫助。
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